Tietosuojaseloste
Jäsenrekisteristämme huolehtii Insinööriliitto IL ry. Jäsenrekisterin tietosuojaseloste on
luettavissa täällä.
TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen informointiasiakirja
Pohjois-Karjalan Insinöörit ry:n jäsenille, muille sidosryhmille ja verkkosivujen käyttäjille.
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä: Pohjois-Karjalan Insinöörit ry (”Yhdistys”), y-tunnus 1949669-1
Osoite: Kauppakatu 23 A 2, 80100 Joensuu
Sähköposti: pkinsinooritry(at)gmail.com
2. Yhteyshenkilö
Yhteyshenkilö: Arto Räty
Sähköposti: inssit.arto(at)outlook.com
3. Tapahtumahallinta- ja palauterekisteri
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen järjestämiin tapahtumiin ilmoittautuneiden
henkilöiden, Yhdistykseltä tapahtumiin liittyviä palveluja hankkineiden henkilöiden sekä
Yhdistyksen tekemiin kyselyihin vastanneiden henkilöiden tietoja.
4. Henkilötietojen ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa tarkoituksissa:
5. Käsiteltävät henkilötiedot ja käsittelyperusteet
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja (käsittelyperusteet: ilmoittautumisen tai
oston yhteydessä syntyvä sopimus, henkilön suostumus):
Tietojen käsittely voi myös perustua muihin Yhdistyksen lakisääteisiin oikeuksiin tai
velvollisuuksiin (esim. kirjanpitolaki).
Yhdistys ei käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti vain henkilöltä itseltään hänen omalla
suostumuksellaan (esim. paperilla, sähköpostitse, puhelimitse, suullisesti tai sähköisellä
lomakkeella). Lisäksi sähköisen lomakkeiden täyttämisen ja sähköisen viestinnän
yhteydessä syntyy teknisiä tunniste- tai lokitietoja, jotka voivat sisältää henkilötietoa.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu järjestelmään, johon on
rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä
hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja
salasanat.
Mahdollisessa manuaalisessa aineistossa (esim. osallistujaluettelot) henkilötietojen
määrä minimoidaan ja aineistoa käsitellään huolellisesti.
Sähköisten lomakkeiden täyttämisen ja sähköisen viestinnän lokitietoja käsittelevät esim.
verkkopalveluiden tai muiden tietojärjestelmien toimittajat, joilla on tehtäviensä perusteella
niiden käyttämiseen asiallinen ja lainmukainen peruste. Lokitietoja voidaan käyttää mm.
häiriöiden tai väärinkäytösten selvittämiseen, ja ne suojataan asianmukaisin keinoin.
Henkilötietoja Yhdistyksen lukuun käsittelevillä henkilöillä on vaitiolovelvollisuus mm.
tietosuojalain 35 §:n nojalla.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille (esim.
Insinööriliitto IL ry ja muu YTN-yhteisö) tapahtumaviestinnän tarpeisiin, tapahtumien sekä
muiden Yhdistyksen palveluiden toteuttamiseksi (esimerkiksi nimi- ja osoitetietojen
luovutus painotaloon jäsenlehden postitusta varten).
Lisäksi tietoja voidaan joutua luovuttamaan lakisääteisen velvoitteen mukaisesti.
Voimme myös ulkoistaa tietojen käsittelyn osittain alihankkijalle, jolloin takaamme
sopimusteitse, että henkilötietoja käsitellään lain mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelijöinä ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka
toimivat EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tällöin tietojen käsittelystä sovitaan EU:n
tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön edellyttämällä tavalla (esim. EU:n ja
Yhdysvaltain välinen ns. Privacy Shield -ohjelma https://www.privacyshield.gov/list)
9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään rekisterissä ainoastaan niin kauan kuin niiden käsittely on
välttämätöntä. Lähtökohtaisesti poistamme tiedot viimeistään tietojen luovuttamista
seuraavan vuoden maaliskuussa.
Osa rekisteritiedoista voidaan kuitenkin säilyttää lainsäädännön (esim. kirjanpitolaki)
velvoitteiden mukaisesti, tai muutoin Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, käsitelläänkö Yhdistyksessä hänen tietojaan, mitä
häntä koskevia tietoja Yhdistyksen henkilörekisteriin on tallennettu.
Jos rekisterissä on käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen
tai vanhentunut henkilötieto, tämä tieto voidaan oikaista, poistaa tai täydentää
ilmoittamalla siitä Yhdistykselle.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia poistamaan häntä koskevat henkilötietonsa.
Kaikkia tietoja ei kuitenkaan välttämättä poisteta pyydettäessä. Pyynnöt henkilötietojen
poistamisesta käsitellään ja arvioidaan, onko tietojen poistaminen perusteltua. Jos
tietojen säilytys on oikeutettua esim. lain nojalla, henkilötiedot voidaan säilyttää kyseistä
tarkoitusta varten niin pitkään kuin on tarpeen.
Vastustamisoikeus ja suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus perua antamansa suostumus tietojen käsittelyyn,
vastustaa tietojensa käsittelyä tai kieltää käsittelemästä häntä koskevia tietoja
suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja
mielipidetutkimusta varten.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla hänen
henkilötietojaan käsitellään. Valitus tehdään suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka
Suomessa on tietosuojavaltuutettu.
11. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä
tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä kirjallisesti tämän selosteen
alussa mainittuun rekisterinpitäjän sähköpostiosoitteeseen.
Jäsenrekisteristämme huolehtii Insinööriliitto IL ry. Jäsenrekisterin tietosuojaseloste on
luettavissa täällä.
TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen informointiasiakirja
Pohjois-Karjalan Insinöörit ry:n jäsenille, muille sidosryhmille ja verkkosivujen käyttäjille.
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä: Pohjois-Karjalan Insinöörit ry (”Yhdistys”), y-tunnus 1949669-1
Osoite: Kauppakatu 23 A 2, 80100 Joensuu
Sähköposti: pkinsinooritry(at)gmail.com
2. Yhteyshenkilö
Yhteyshenkilö: Arto Räty
Sähköposti: inssit.arto(at)outlook.com
3. Tapahtumahallinta- ja palauterekisteri
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen järjestämiin tapahtumiin ilmoittautuneiden
henkilöiden, Yhdistykseltä tapahtumiin liittyviä palveluja hankkineiden henkilöiden sekä
Yhdistyksen tekemiin kyselyihin vastanneiden henkilöiden tietoja.
4. Henkilötietojen ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa tarkoituksissa:
- tapahtumien ja -palveluiden järjestäminen
- tapahtumiin liittyvän viestinnän toteuttaminen
- maksuseuranta, sekä
- Yhdistyksen sisäinen tilastointi ja toiminnan kehittäminen
5. Käsiteltävät henkilötiedot ja käsittelyperusteet
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja (käsittelyperusteet: ilmoittautumisen tai
oston yhteydessä syntyvä sopimus, henkilön suostumus):
- nimitiedot
- osoitetiedot
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- tapahtumien ilmoittautumisten muut mahdolliset lisätiedot
Tietojen käsittely voi myös perustua muihin Yhdistyksen lakisääteisiin oikeuksiin tai
velvollisuuksiin (esim. kirjanpitolaki).
Yhdistys ei käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti vain henkilöltä itseltään hänen omalla
suostumuksellaan (esim. paperilla, sähköpostitse, puhelimitse, suullisesti tai sähköisellä
lomakkeella). Lisäksi sähköisen lomakkeiden täyttämisen ja sähköisen viestinnän
yhteydessä syntyy teknisiä tunniste- tai lokitietoja, jotka voivat sisältää henkilötietoa.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu järjestelmään, johon on
rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä
hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja
salasanat.
Mahdollisessa manuaalisessa aineistossa (esim. osallistujaluettelot) henkilötietojen
määrä minimoidaan ja aineistoa käsitellään huolellisesti.
Sähköisten lomakkeiden täyttämisen ja sähköisen viestinnän lokitietoja käsittelevät esim.
verkkopalveluiden tai muiden tietojärjestelmien toimittajat, joilla on tehtäviensä perusteella
niiden käyttämiseen asiallinen ja lainmukainen peruste. Lokitietoja voidaan käyttää mm.
häiriöiden tai väärinkäytösten selvittämiseen, ja ne suojataan asianmukaisin keinoin.
Henkilötietoja Yhdistyksen lukuun käsittelevillä henkilöillä on vaitiolovelvollisuus mm.
tietosuojalain 35 §:n nojalla.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille (esim.
Insinööriliitto IL ry ja muu YTN-yhteisö) tapahtumaviestinnän tarpeisiin, tapahtumien sekä
muiden Yhdistyksen palveluiden toteuttamiseksi (esimerkiksi nimi- ja osoitetietojen
luovutus painotaloon jäsenlehden postitusta varten).
Lisäksi tietoja voidaan joutua luovuttamaan lakisääteisen velvoitteen mukaisesti.
Voimme myös ulkoistaa tietojen käsittelyn osittain alihankkijalle, jolloin takaamme
sopimusteitse, että henkilötietoja käsitellään lain mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelijöinä ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka
toimivat EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tällöin tietojen käsittelystä sovitaan EU:n
tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön edellyttämällä tavalla (esim. EU:n ja
Yhdysvaltain välinen ns. Privacy Shield -ohjelma https://www.privacyshield.gov/list)
9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään rekisterissä ainoastaan niin kauan kuin niiden käsittely on
välttämätöntä. Lähtökohtaisesti poistamme tiedot viimeistään tietojen luovuttamista
seuraavan vuoden maaliskuussa.
Osa rekisteritiedoista voidaan kuitenkin säilyttää lainsäädännön (esim. kirjanpitolaki)
velvoitteiden mukaisesti, tai muutoin Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, käsitelläänkö Yhdistyksessä hänen tietojaan, mitä
häntä koskevia tietoja Yhdistyksen henkilörekisteriin on tallennettu.
Jos rekisterissä on käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen
tai vanhentunut henkilötieto, tämä tieto voidaan oikaista, poistaa tai täydentää
ilmoittamalla siitä Yhdistykselle.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia poistamaan häntä koskevat henkilötietonsa.
Kaikkia tietoja ei kuitenkaan välttämättä poisteta pyydettäessä. Pyynnöt henkilötietojen
poistamisesta käsitellään ja arvioidaan, onko tietojen poistaminen perusteltua. Jos
tietojen säilytys on oikeutettua esim. lain nojalla, henkilötiedot voidaan säilyttää kyseistä
tarkoitusta varten niin pitkään kuin on tarpeen.
Vastustamisoikeus ja suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus perua antamansa suostumus tietojen käsittelyyn,
vastustaa tietojensa käsittelyä tai kieltää käsittelemästä häntä koskevia tietoja
suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja
mielipidetutkimusta varten.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla hänen
henkilötietojaan käsitellään. Valitus tehdään suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka
Suomessa on tietosuojavaltuutettu.
11. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä
tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä kirjallisesti tämän selosteen
alussa mainittuun rekisterinpitäjän sähköpostiosoitteeseen.
Your browser does not support viewing this document. Click here to download the document.